Os melhores sistemas de IA para anotações de reuniões em 2026: bots, sistemas automatizados e o que eles fazem com seus dados

Os softwares de IA para anotações de reuniões podem gravar uma chamada, transformar o áudio em uma transcrição e fornecer um resumo completo com pontos de ação para acompanhamento. Quase todos os softwares de IA para anotações disponíveis no mercado atualmente fazem um ótimo trabalho nesse sentido. A qualidade da transcrição não é mais o principal critério para avaliar qual ferramenta é melhor que a outra. 

O que realmente difere agora é a forma como a ferramenta acessa o áudio. Algumas ferramentas entram na reunião como participantes, sendo visíveis para todos os presentes. Outras leem o áudio do sistema do seu dispositivo e nunca aparecem como participantes na reunião. Há ainda um terceiro grupo que funciona inteiramente em hardware separado, sem qualquer interação com a plataforma de vídeo. Embora cada ferramenta tenha suas vantagens, também apresenta problemas distintos. Por exemplo, bots podem ser bloqueados pelo departamento de TI e podem causar desconforto a convidados externos. Ferramentas sem bot, por outro lado, são silenciosas, mas toda a responsabilidade pela divulgação recai sobre o anfitrião da reunião. O hardware precisa ser carregado e pode alterar o modo como as pessoas conversam depois de instalado. 

Depois, há a pergunta que a maioria das pessoas só levanta meses depois de usar uma ferramenta: o fornecedor treina a IA com base nas suas reuniões? E é possível desativar esse recurso? A resposta varia de acordo com o fornecedor e, às vezes, com o plano de preços, por isso está listada para cada item abaixo. 

Comparação rápida

Como escolher um aplicativo de anotações com IA

As ferramentas desta lista possuem funcionalidades que, em grande parte, convergiram. Quase todas transcrevem bem, integram-se com calendários e enviam notas para o Slack ou um CRM. As diferenças que realmente importam estão nas seções de marketing. 

Robô vs. sem robô vs. hardware (a decisão do modelo de captura) 

Um bot entra na sua chamada como participante. Todos o veem na lista de participantes, ele continua gravando mesmo depois que você sai e funciona da mesma forma, seja a reunião sua ou de outra pessoa. Essa visibilidade tem dois lados. As equipes jurídicas e de segurança de grandes empresas estão bloqueando cada vez mais bots externos no nível administrativo, então a ferramenta que seu representante de vendas adora pode simplesmente não conseguir entrar em uma reunião do Zoom de um comprador corporativo.

A captura sem bots lê o áudio do sistema diretamente no seu computador. Nada aparece na lista de participantes, nada precisa ser admitido e funciona em plataformas onde bots são totalmente proibidos. A desvantagem é que ela só funciona quando você está na chamada. Você não pode enviá-la para uma reunião da qual não participará. Ninguém a vê, o que significa que a responsabilidade de avisar as pessoas recai inteiramente sobre você.

O hardware é a solução para conversas que nunca chegam a ser gravadas por vídeo. Visitas a locais, reuniões para um café, conversas de corredor que se transformam em decisões. Também funciona quando o Wi-Fi não funciona. Você está carregando outro dispositivo que precisa ser carregado, e colocar um gravador na mesa de um restaurante muda o tom da conversa de uma forma que um laptop não consegue.

Escolha esta camada primeiro. Todo o resto é negociável. 

Será que a IA é treinada com base nas suas reuniões? (a pergunta sobre privacidade que você deve fazer a todos os fornecedores) 

O fornecedor usa o conteúdo do cliente para aprimorar seus modelos por padrão? É possível desativar essa função? A alteração se aplica aos dados já coletados ou apenas aos dados futuros? Essas são as três perguntas que você deve se fazer antes de optar por qualquer ferramenta de anotações com IA. 

Depois disso, é importante entender quem mais mexe com o áudio. Quase todas as ferramentas enviam transcrições para um provedor de modelos terceirizado para sumarização, e a questão é se esse terceiro mantém uma cópia da sua transcrição ou a exclui imediatamente.   

Níveis gratuitos, leia com atenção (a economia do asterisco) 

A palavra "ilimitado" aparece em quase todas as ferramentas mencionadas nesta lista, mas há uma ressalva importante a ser considerada. "Ilimitado" pode significar que você poderá gravar quantas chamadas quiser, mas terá acesso a um número limitado de resumos gerados por IA por mês. Também pode significar transcrição ilimitada, mas com a exclusão de tudo o que foi gravado nos últimos 30 dias, a menos que você faça um upgrade. 

Muitas ferramentas gratuitas permitem armazenar centenas de gravações de reuniões. O problema surge na hora de baixá-las. É aí que a cobrança aparece, então talvez seja melhor verificar antes de exportar a gravação. 

Os preços e quaisquer limitações dessas ferramentas são frequentemente atualizados e alterados com frequência. Portanto, é sempre aconselhável verificar a página do fornecedor antes de efetuar o pagamento. 

Precisão no mundo real (sotaques, diálogos cruzados, ações alucinatórias) 

O fato é que cada ferramenta desta lista terá um desempenho extremamente diferente em um ambiente de teste controlado em comparação com o mundo real. Todas as ferramentas serão capazes de transcrever reuniões em inglês americano claro com microfones decentes quase perfeitamente. No entanto, quando sotaques regionais, pessoas falando ao mesmo tempo e diferentes qualidades de microfone entram em jogo, é aí que o desempenho começa a se deteriorar. 

Às vezes, uma ferramenta também pode atribuir um comentário à pessoa errada, que então é distribuída por toda a equipe em um documento. A falha mais comum nessas ferramentas, na verdade, é muito mais sutil. Alguém pode sugerir uma ideia, dizer que a equipe poderia entregar o produto até sexta-feira, e o resumo converte isso em um item de ação com um nome e uma data de vencimento. Nesse caso, ninguém se comprometeu com nada, mas as anotações dizem algo diferente. 

Os melhores aplicativos de anotações automatizados 

1. Fathom – Melhor no geral 

O Fathom é um aplicativo de anotações com inteligência artificial que grava, transcreve e resume chamadas no Zoom, Google Meet e Microsoft Teams. Nos últimos dois anos, tornou-se uma das ferramentas mais populares e recomendadas. Isso porque o Fathom oferece muito mais recursos na versão gratuita em comparação com qualquer outra ferramenta desta lista. 

Modelo de captura: Bot por padrão. A Fathom adicionou a captura de tela sem bot, mas a página de preços em seu site ainda a menciona como um recurso beta para Mac, portanto, considere-a como uma prévia e não como uma alternativa completa e finalizada. 

Veredito sobre o treinamento: O modelo de privacidade da Fathom afirma que geradenta partir do conteúdo das reuniões para treinar seus modelos internos e que, como usuário, você pode desativar essa função nas configurações da conta. A empresa também destaca que não permite que modelos da OpenAI, Anthropic, Google ou quaisquer outros similares sejam treinados com seu conteúdo. A certificação SOC 2 Tipo 2, com um Acordo de Parceiro Comercial (BAA) HIPAA assinado, está disponível apenas no plano Enterprise. 

Plano gratuito: É aqui que o Fathom realmente se destaca, pois as gravações e transcrições são ilimitadas no plano gratuito. Além disso, elas podem ser armazenadasdefi. A camada de IA que complementa essa funcionalidade é onde reside o limite, no momento. O modelo de preços do Fathom menciona que os resumos avançados e o acesso ao Ask Fathom são limitados no plano gratuito. Diversas avaliações indicam que o limite é de cinco chamadas por mês, após as quais você recebe apenas o resumo cronológico básico. 

Preços: O plano Premium custa US$ 20 por mês ou US$ 16 por ano. O plano Equipe custa US$ 19 por usuário ou US$ 15 por ano, com um mínimo de duas licenças. O plano Empresarial custa US$ 34 por usuário ou US$ 25 por ano. Todos os planos pagos oferecem garantia de reembolso de 90 dias, algo que nenhuma outra empresa oferece.

Prós

• Gravação e armazenamento ilimitados por US$ 0, mantidos para sempre
• Opção clara de desativação do treinamento e proibição explícita de treinamento com modelos de terceiros
• Testesdent classificaram seus resumos acima de Fireflies e Otter

Contras

• Não transcreve arquivos de áudio ou vídeo enviados
• Os recursos de colaboração em equipe são mais limitados do que os do Fireflies
• O modo sem bots está em versão beta e é exclusivo para Mac

Ideal para: indivíduos e pequenas equipes que desejam recursos avançados sem precisar de uma assinatura.

2. Fireflies.ai – a melhor opção para equipes

O Fireflies é uma ótima opção para equipes em organizações que buscam integrar essas ferramentas em seu ambiente de trabalho. Ele transcreve em mais de 100 idiomas, utiliza um assistente de IA chamado AskFred para analisar o histórico de reuniões e adiciona inteligência de conversação e análises de tempo de fala para administradores. 

Modelo de captura: Bot. O "Fireflies.ai Notetaker" aparece como participante na reunião e todos os presentes podem ver suas anotações. A empresa afirma que esse nível de visibilidade é um recurso de conformidade, e não uma limitação. Além disso, há também uma extensão para o Chrome que permite gravar a reunião sem o bot, disponível inclusive no plano gratuito. 

Veredito sobre o treinamento: Por padrão, o treinamento não utiliza seus dados. A Fireflies afirma claramente que não utiliza conteúdo do cliente para treinamento e que possui contratos de retenção de dados com seus fornecedores de IA, portanto, as transcrições enviadas para processamento não são armazenadas posteriormente. Certificações SOC 2 Tipo II e GDPR em todos os planos; HIPAA com um Acordo de Parceiro Comercial (BAA) apenas no plano Enterprise. 

Plano gratuito: Transcrição e resumos de IA são ilimitados. No entanto, isso tem uma ressalva quando você atinge o limite de armazenamento. O plano gratuito inclui apenas 400 minutos no total para toda a equipe, não por pessoa. A exportação ou o download de transcrições e gravações também são limitados aos planos pagos. Portanto, nesse sentido, um plano gratuito permite apenas acumular reuniões que não podem ser exportadas. A duração máxima da gravação é de duas horas. 

Preços: O plano Pro custa US$ 18 por mês ou US$ 10 por ano, com 8.000 minutos de armazenamento por usuário. O plano Business custa US$ 29 por mês ou US$ 19 por ano e inclui armazenamento ilimitado e inteligência de conversação. O plano Enterprise custa US$ 39 por usuário, com cobrança anual.  

Prós

• Aqui você encontra a biblioteca de integração mais completa, com automação nativa para HubSpot e Salesforce
• Por padrão, não há treinamento com dados do cliente, conforme estipulado pelos termos de retenção zero do fornecedor
• Mais de 100 idiomas, mais do que qualquer outra ferramenta nesta lista

Contras

• O bot ocasionalmente entra atrasado e perde os minutos iniciais
• Não há como esconder isso em uma chamada com o cliente
• O armazenamento gratuito acaba rapidamente e a exportação é paga

Ideal para: equipes que precisam de infraestrutura de reuniões compartilhadas e automação de CRM, mais do que um plano gratuito generoso oferece.

3. Otter.ai – O atual, francamente 

O Otter é conhecido por seus recursos de transcrição ao vivo e é frequentemente considerado um dos melhores da categoria. As palavras aparecem conforme são faladas, os rótulos dos participantes surgem em tempo real e o chat com IA pode consultar todo o seu histórico de reuniões, em vez de uma chamada por vez. 

Modelo de captura: Bot com a marca OtterPilot, além de um aplicativo para desktop que grava sem a necessidade de um. O bot também podematicautomaticamente durante as reuniões e anexá-las à transcrição. 

Veredito sobre o treinamento: A política de privacidade da Otter afirma que a empresa treina sua IA proprietária comdente transcrições, que, segundo a política, podem conter informações pessoais. A empresa também divulga dados a fornecedores de rotulagem que criam conjuntos de treinamento para os recursos da Otter. Não há nenhuma opção para ativar ou desativar o treinamento por conta própria descrita na política, apenas um direito geral de se opor ao processamento.

O processo: A Otter é a ré principal em uma ação coletiva federal consolidada, In re Otter.AI Privacy Litigation, no Distrito Norte da Califórnia, perante a juíza Eumi K. Lee. Quatro processos ajuizados entre agosto e setembro de 2025 foram consolidados em outubro; o caso principal, Brewer v. Otter.ai, foi movido por um residente da Califórniadent não possuía conta na Otter e alega que sua ligação de vendas foi gravada porque outra pessoa na chamada executou o OtterPilot. A queixa alega gravação sem o consentimento de todas as partes envolvidas, em violação à lei federal de interceptação telefônica e à CIPA (Lei de Privacidade de Comunicações da Califórnia), e alega que essas gravações foram usadas para treinar os modelos da Otter. A Otter solicitou o arquivamento do processo em janeiro de 2026, negando que qualquer interceptação tenha ocorrido. Nenhum tribunal se pronunciou sobre o assunto. Estas são alegações, não conclusões. 

Plano gratuito: Os usuários do plano gratuito têm acesso a 300 minutos de transcrição por mês, com um limite de 30 minutos por conversa, e apenas as 25 conversas mais recentes são armazenadas. Em termos de exportação, apenas os formatos MP3 e texto estão disponíveis. 

Preços: Pro: US$ 16,99 por mês, US$ 8,33 por ano. Business: US$ 30 por mês, US$ 19,99 por ano. A HIPAA é um recurso adicional para empresas, e o SSO requer um mínimo de 100 usuários. 

Prós

• A melhor transcrição ao vivo edentde locutores disponível
• O chat com IA funciona com base em todo o seu histórico, não apenas em uma reunião específica
• Aplicativos maduros em todas as plataformas

Contras

• Treinos sobre conteúdo de reuniões sem opção clara de desativação
• Enfrentando uma ação coletiva não resolvida sobre escutas telefônicas
• O limite de 30 minutos gratuitos reduz a maioria das reuniões reais pela metade

Ideal para: pessoas que precisam de legendas ao vivo durante a chamada e se sentem confortáveis com a postura que preserva sua privacidade. 

4. Resumindo : ideal para equipes de vendas com orçamento limitado.

O Tl;dv é uma ótima ferramenta para anotações, conhecida por ser ideal para equipes de vendas em uma organização, e há um bom motivo para isso. Além de transcrever e gravar em mais de 30 idiomas, ele classifica as ligações de acordo com frameworks de vendas como o MEDDIC, gera relatórios que abrangem várias reuniões e oferece modelos de resumo personalizáveis em vez de um formato único. 

Modelo de captura: Ambos, e o marketing agora prioriza a opção sem bots. O aplicativo para desktop grava reuniões do Google Meet, Zoom e Teams diretamente do seu computador, sem a necessidade de adicionar nenhum participante. Os aplicativos móveis para iOS e Android também capturam conversas presenciais. 

Veredito sobre o treinamento: Resumindo, a resposta é não. O site afirma que os dados do cliente nunca são usados para treinar IA. A empresa está em conformidade com o GDPR e possui certificação SOC 2, com hospedagem disponível na UE, embora o processamento de IA ainda possa ser roteado pela infraestrutura dos EUA, dependendo das suas configurações. Não há menção à HIPAA. Vale ressaltar que essa afirmação se baseia na própria declaração do fornecedor, e não em um documento de política que eu pudessedent. 

Plano gratuito: A afirmação de que "gravações e transcrições são ilimitadas" é precisa até certo ponto, mas as anotações de IA têm um limite de aproximadamente dez reuniões, as gravações são excluídas automaticamente após três meses e as integrações são exclusivas da versão paga. Os usuários divergem sobre se esse limite de dez reuniões é mensal ou vitalício, o que demonstra a falta de clareza na documentação. Reclamações sobre as gravações são frequentes nas avaliações do G2, vindas de usuários que esperavam que "ilimitado" significasse ilimitado de fato. 

Preços: O plano Pro custa US$ 29 por mês ou US$ 18 por ano. O plano Business custa US$ 98 por mês ou US$ 59 por ano e inclui a sincronização nativa com Salesforce e HubSpot; o plano Pro utiliza o Zapier para encaminhar os dados do CRM, que é pago separadamente.

Prós

• Captura de tela genuína e sem bots, com todos os recursos disponíveis
• Treinamento de vendas e relatórios entre reuniões a um preço acessível
• Captura móvel para reuniões presenciais

Contras

• A exclusão automática após três meses pega as pessoas de surpresa
• A diferença entre as categorias Profissional e Empresarial é acentuada
• Os limites do plano gratuito são mal divulgados 

Ideal para: equipes de vendas que desejam treinamento e fluxos de trabalho de CRM sem os preços exorbitantes do Gong.

Os melhores aplicativos para anotações sem bots 

5. Granola – o bloco de notas com IA 

O Granola é uma ferramenta bastante diferente de tudo o que foi mencionado nesta lista. Os usuários digitam anotações resumidas durante a reunião e a ferramenta basicamente mescla esses fragmentos com sua própria transcrição, criando um conjunto de anotações bem organizado. A empresa o chama de bloco de notas, e não de aplicativo para anotações. Isso é muito importante, pois se você não digitar nada durante a reunião, aproveitará muito menos a ferramenta. A empresa também recebeu um aporte de US$ 43 milhões em uma rodada Série B, atingindo uma avaliação de US$ 250 milhões em maio do ano passado. 

Modelo de captura: Como um modelo sem bots, o Granola lê o áudio do seu computador diretamente e não adiciona nenhum participante à chamada. Isso significa que ele funciona em qualquer plataforma de reunião, incluindo aquelas que podem bloquear bots. Como ele não entra automaticamente em uma reunião nem grava nada automaticamente, cabe ao usuário iniciar a ferramenta manualmente. 

Veredito sobre o treinamento: A Granola treina IA com base em dados anonimizados, com opção de desativação disponível em todos os planos, inclusive o gratuito. Terceiros são proibidos de participar do treinamento: a página de segurança da Granola menciona especificamente a OpenAI e a Anthropic. Contas corporativas têm o treinamento desativado por padrão, em vez de ativado. O ponto maistronem relação à privacidade é que a Granola não armazena nenhum áudio. A transcrição ocorre em tempo real no computador, e apenas a transcrição e suas anotações são mantidas. Certificações SOC 2 Tipo II, GDPR e DPA disponíveis mediante solicitação.

Plano gratuito: A página de preços do Granola afirma claramente que o plano gratuito oferece "visualização limitada do histórico de reuniões", mas não especifica um número. As avaliações de terceiros divergem bastante: alguns relatam um limite vitalício de 25 reuniões, outros um limite contínuo de 30 dias, e um usuário foi informado pelo suporte que não há limite algum. O Granola não esclareceu isso publicamente. Considere que o plano gratuito é uma ferramenta de avaliação, não um sistema de registro.

Preços. O preço para empresas é de US$ 14 por usuário por mês, e para grandes corporações é de US$ 35. Cobrança mensal apenas, sem desconto anual, o que é incomum nessa categoria.

Prós

• Nenhum áudio é armazenado em lugar nenhum, jamais
• A opção de não participar do treinamento está disponível em todos os níveis, não apenas nos pagos
• As anotações parecem ter sido escritas por uma pessoa, porque metade delas são..

Contras

• De nada adianta se você não digitar durante as chamadas
• Os limites do plano gratuito não estão documentados
• Ninguém na chamada sabe que você está gravando, a menos que você diga

Ideal para: pessoas que já fazem anotações à mão e preferem organizá-las em vez de substituí-las.

6. Krisp – captura de camada de áudio 

Krisp é uma ferramenta que começou como um software de cancelamento de ruído e agora também funciona como um aplicativo de anotações. Essa história por si só já revela a principal vantagem de usar essa ferramenta. O Krisp fica entre o seu microfone e qualquer aplicativo que você esteja usando, então não importa se a chamada é no Zoom, Teams, em uma aba do navegador ou em uma linha telefônica.

Modelo de captura: Sem bot por padrão, funcionando na camada de áudio, embora um modo bot também esteja disponível em todos os planos. Reuniões presenciais e chamadas telefônicas são suportadas. O recurso de conversão de sotaque é exclusivo do Krisp: ele pode alterar o sotaque de um falante em tempo real. 

Veredito sobre o treinamento: Este ponto requer atenção, pois as próprias páginas da Krisp divergem. A seção de perguntas frequentes (FAQ) da página de preços afirma categoricamente que os dados da sua reunião nunca são usados para treinar os modelos de IA da Krisp. A política de privacidade, atualizada em 4 de março de 2026, lista "aprimorar nossos modelos proprietários de IA" como uma finalidade de processamento, tendo o consentimento como base legal, o que descreve algo que você opta por fazer, e não algo que não acontece. Além disso: o cancelamento de ruído é totalmente local e nenhum áudio sai do seu dispositivo, mas, no momento em que você usa o assistente de reuniões, as transcrições e gravações são armazenadas nos servidores da Krisp até que você as exclua. A fala em outros idiomas é gravada automaticamente na nuvemmaticque a transcrição multilíngue possa ser executada e, em seguida, excluída após a conclusão da transcrição. Todos os planos possuem certificações SOC 2 Tipo II e GDPR, e o plano Enterprise possui HIPAA. 

Plano gratuito: Não existe mais. A página de preços da Krisp agora exibe um período de teste de sete dias onde antes ficava o plano gratuito.  

Preços. O plano Core custa US$ 16 por mês ou US$ 8 por ano, com 10 GB de armazenamento. O plano Advanced custa US$ 30 por mês ou US$ 15 por ano, e inclui acesso ao Salesforce e controles administrativos. O plano Enterprise é personalizado e é o único com transcrição privada no dispositivo.

Prós

• Funciona com qualquer plataforma de chamadas, incluindo chamadas telefônicas
• O cancelamento de ruído é realmente o melhor da categoria e funciona localmente
• A opção paga mais barata desta lista, a US$ 8 por ano

Contras

• Sem plano gratuito permanente, apenas uma semana
• Duas páginas de Krisp apresentam respostas diferentes sobre o treinamento de modelos
• O áudio em outros idiomas que não o inglês vai para a nuvem, quer você queira ou não

Ideal para: qualquer pessoa cujas chamadas ocorram fora das três principais plataformas ou em um ambiente barulhento.

7. Bluedot – a opção que prioriza a privacidade 

O Bluedot é talvez a melhor ferramenta desta lista em termos de privacidade. A ferramenta funciona como uma extensão do Chrome ou um aplicativo para desktop, abrangendo reuniões no Zoom, Teams, Webex e Slack, e se estende a reuniões presenciais por meio de aplicativos móveis e do aplicativo para Apple Watch. A transcrição é compatível com mais de 100 idiomas, com resumos baseados em modelos. 

Modelo de captura: O Bluedot é totalmente livre de bots e nada entra em uma chamada ou reunião. O Bluedot também tem a capacidade de exibir algo que nenhum outro concorrente nesta lista consegue fazer. Os administradores podem mostrar uma mensagem de consentimento a todos os participantes antes ou durante a gravação. Esta é uma grande lacuna na maioria das ferramentas livres de bots, que, de outra forma, deixam a divulgação inteiramente a cargo do usuário. 

Veredito sobre o treinamento: A Bluedot afirma explicitamente que os dados do cliente nunca são usados para treinar ou aprimorar modelos de IA, e não parece haver nenhuma ressalva nesse ponto. Seus provedores de IA também não armazenam, registram ou retêm quaisquer dados após a geração dos resultados. Essa segunda frase representa o compromisso de retenção zero que a maioria dos fornecedores deixa vago. A Bluedot também oferece certificações SOC 2 Tipo II, GDPR, residência de dados na UE e retenção configurável pelo administrador para o plano Business. 

Plano gratuito: O plano gratuito do Bluedot é o mais restritivo desta lista. Ele inclui apenas cinco reuniões de uma hora cada, válidas enquanto a conta estiver ativa. Isso significa que, após esse limite, será necessário fazer um upgrade para continuar usando a ferramenta. 

Preços. Quatro planos, cobrados por usuário de gravação, e não por licença. O plano Básico custa US$ 14 por ano ou US$ 18 por mês e inclui apenas áudio. O plano Pro custa US$ 20 por ano ou US$ 25 por mês e adiciona vídeo, além de gravação ilimitada. O plano Business custa US$ 32 por ano ou US$ 39 por mês e inclui integrações com CRM e ATS, SSO e retenção personalizada. Há uma opção de preço fixo para toda a empresa, disponível mediante solicitação.

Uma coisa importante a saber antes de assinar: ao cancelar, você perde o acesso às suas gravações imediatamente. Você tem um mês para reativar a assinatura, após o qual elas serão excluídas permanentemente.

Prós

• Política de não treinamento integral que se estende aos seus fornecedores de IA
• Mensagens de consentimento integradas, algo raro em ferramentas sem bots
• Você só paga por quem realmente grava

Contras

• Cinco encontros vitalícios gratuitos
• A precisão diminui quando as pessoas falam umas por cima das outras
• O cancelamento interrompe suas gravações imediatamente

Ideal para: setores regulamentados e qualquer pessoa cuja principal dúvida seja como a conversa vai terminar.

A opção de hardware 

8. Plaud – Anotações com IA fora da tela e presencialmente

Todas as ferramentas mencionadas até agora neste artigo precisam de uma reunião agendada para funcionarem de fato. O Plaude, por outro lado, é um dispositivo físico que se sincroniza com um aplicativo de celular. Isso significa que ele pode abranger conversas que nenhuma ferramenta de software consegue fazer. Isso inclui um almoço com um cliente, uma visita técnica ou até mesmo uma conversa informal no corredor após uma reunião. 

Modelo de captura: O Plaud é um dispositivo de anotações físico com formato semelhante a um cartão de crédito, que pode ser fixado na parte traseira do seu celular via MagSafe. Há também o Note Pro, que possui tela e é melhor para captar áudio em ambientes maiores. O NotePin e o mais recente NotePin S são dispositivos vestíveis para gravação com as mãos livres. Todos os dispositivos gravam localmente e completamente offline. O áudio é sincronizado com o aplicativo móvel para transcrição em 112 idiomas suportados, resumos criados a partir de uma ampla biblioteca de modelos e até mesmo um recurso de bate-papo que permite pesquisar todo o histórico de gravações. Atualmente, a Plaud afirma ter mais de dois milhões de usuários. 

Veredito sobre o treinamento: A Plaud não treina dados de usuários por padrão, e a opção de ativação é explicitamente declarada. Seus provedores de LLM, como GPT, Cluade e Gemini, operam sob termos de retenção zero previstos nos DPAs (Acordos de Proteção de Dados), portanto, não armazenam nenhuma transcrição. O áudio e as transcrições são armazenados localmente e não na nuvem. Isso só ocorre se o usuário ativar a Sincronização na Nuvem. As certificações agora incluem SOC 2 Tipo II, HIPAA, ISO 27001, ISO 27701, GDPR e EN 18031, publicadas por meio de um portal de confiança Drata.

Plano gratuito: Todos os dispositivos físicos oferecidos incluem um plano inicial gratuito com 300 minutos de transcrição por mês. Isso equivale a cinco horas, e os minutos não utilizados não são acumulados para o mês seguinte. Caso seus minutos se esgotem, a gravação continuará funcionando, mas a transcrição será interrompida até o próximo ciclo. 

Preços: O Note custa US$ 159, o NotePin S US$ 179 e o Note Pro US$ 189. A assinatura é cumulativa com os preços dos dispositivos. O plano Pro custa US$ 17,99 por mês ou US$ 99,99 por ano, enquanto o plano Unlimited custa US$ 29,99 por mês ou US$ 239,99 por ano. 

Prós

• Captura conversas presenciais e offline que nenhuma outra plataforma consegue alcançar
• Sem treinamento por padrão, com termos de retenção zero que se estendem aos seus fornecedores de IA
• O Compliance Stack agora é o maistronnesta seleção

Contras

• O custo do hardware mais a assinatura eleva o custo real para mais de US$ 400 no primeiro ano
• Os minutos gratuitos expiram mensalmente e não são acumuláveis
• Colocar um gravador sobre a mesa muda a forma como as pessoas conversam

Ideal para: consultores, médicos, recrutadores e qualquer pessoa cujas conversas importantes aconteçam longe de uma tela.

A reação negativa ao Read.ai 

Em julho de 2025, o Washington Post relatou uma chamada do Zoom na qual o dono de uma agência de conteúdo contou seis pessoas e dez bots fazendo anotações. Essa é a dimensão do problema em uma única imagem. O Read.ai é a ferramenta que o transformou em um problema institucional.

A Universidade de Washington orientou seus funcionários a desativarem o Read.ai e bloqueou completamente suas integrações com o Zoom e o Teams, em um comunicado publicado em 7 de julho de 2026. O motivo declarado: a ferramenta gravava reuniões mesmo quando seus próprios usuários não estavam presentes, sem o conhecimento ou consentimento dos demais participantes. A Universidade de Maryland emitiu um alerta semelhante, observando que esses botsmaticde reuniões futuras, às vezes por meses após alguém ter parado de usar a ferramenta.

O mecanismo é o que deixa os departamentos de TI nervosos. No fórum de perguntas e respostas da Microsoft, em março de 2026, administradores descreveram bots do Read.ai entrando em reuniões do Teams sem a aprovação do organizador. A resposta da Microsoft foi o bloqueio em nível de administrador, além de um CAPTCHA. Uma publicação no r/sysadmin, que recebeu 755 votos positivos, descreveu a ferramenta se espalhando por todo um tenant a partir da permissão OAuth de um único funcionário.

A posição da Read.ai é que a visibilidade do bot é o objetivo principal. Seu CEO classificou o constrangimento como uma característica positiva, preferindo um momento estranho agora a uma perda de confiança posterior.

Esse é um argumento válido e tem dois lados. Um bot visível se anuncia. Mas as reclamações acima não são sobre o bot ser visto. São sobre ele aparecer em algum lugar onde ninguém o convidou, e é exatamente por isso que o modelo de captura merece uma decisão deliberada, e não um padrão.

Consentimento para gravação

A adoção ultrapassou a etiqueta. da Metrigy com 1.100 empresas revelou que aproximadamente 40% já haviam implementado assistentes de IA para reuniões, e outros 42% planejavam fazê-lo dentro de um ano. Uma pesquisa com 500 adultos nos EUA, conduzida pela Pollfish, constatou que havia pessoas anotando em uma a cada três reuniões de trabalho, apenas 34,7% dos usuários sempre pediam permissão primeiro e 41,8% desconheciam completamente a existência de leis que proíbem a gravação de reuniões de trabalho.

Sim, é possível. A lei federal e a maioria dos estados exigem que apenas uma das partes dê seu consentimento, e essa parte pode ser você. Uma minoria exige o consentimento de todos: Califórnia, Connecticut, Delaware, Flórida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Montana, New Hampshire, Pensilvânia e Washington aparecem em praticamente todas as listas de 2026, com Nevada e Oregon aparecendo em algumas, dependendo se a conversa é por telefone ou pessoalmente. Ligações interestaduais seguem as regras do estado mais rigoroso. Continuar a falar após um aviso claro geralmente é considerado como concordância.

Essa lacuna é exatamente o que a denúncia contra a Otter alega: um bot gravando um participante da Califórnia que nunca deu seu consentimento, porque a pessoa que o operava só precisava dar seu próprio consentimento. Se essa teoria se sustenta ou não, caberá ao tribunal decidir.

A regra prática é simples. Diga em voz alta antes que qualquer coisa substancial comece e obtenha um "sim" audível. A captura sem bots não diminui essa responsabilidade, pelo contrário, a aumenta, porque nada na tela dirá isso por você.

O que as notas sobre IA ainda erram

A transcrição em si ainda não está totalmente resolvida. Uma investigação da Associated Press, em outubro de 2024, descobriu que o modelo Whisper da OpenAI inventava textos do nada. Um pesquisador da Universidade de Michigan, ao estudar reuniões públicas, relatou alucinações em oito de cada dez transcrições analisadas. Pesquisadores da Universidade Cornell e da Universidade da Virgínia, ao examinarem milhares de trechos de áudio limpos, descobriram que quase 40% das alucinaçõesdenteram potencialmente prejudiciais.

O Whisper não é a ferramenta ideal aqui, e os modelos melhoraram desde então. Os padrões de falha, porém, não. Comentários são atribuídos à pessoa errada. A linguagem cautelosa se torna rígida: alguém diz que a equipe provavelmente conseguiria entregar o produto até sexta-feira, e o resumo lista um prazo com um responsável. O consenso é fabricado a partir de uma discussão que terminou sem solução.

Leia o resumo antes de encaminhar. Sempre.

Veredito final: Escolha primeiro o seu modelo de captura

As comparações de recursos nesta categoria são, em sua maioria, ruído. Duas decisões têm peso real.

Escolha como a ferramenta entra na conversa. Os bots são visíveis e funcionam sem a sua presença, mas geram atrito e criam obstáculos para a empresa. A abordagem sem bots é silenciosa e coloca a responsabilidade pela divulgação inteiramente em suas mãos. O hardware alcança conversas que o software não consegue.

Em seguida, leia a política de treinamento. Fathom e Granola treinam com a opção de desativação. Fireflies, Bluedot e Plaud não treinam por padrão. Otter treina, e não há muitas informações sobre como desativá-lo.